টেলিফোন বার্তাঃ-
ফ্রন্ট ডেস্ক কর্মীদের নেওয়া টেলিফোন বার্তাগুলি সময়কষ্ট এবং গেস্টরুমের ফোনে রিলে করা উচিত বা আগত অতিথিদের জন্য সামনের ডেস্কে বজায় রাখতে হবে।
গেস্টরুমের ফোনগুলি যদি কোনও বার্তা সূচক আলোতে সজ্জিত থাকে তবে অতিথিদের সতর্ক করতে সামনের ডেস্ক এজেন্টের এই আলোটি চালু করা উচিত যে কোনও বার্তা পিকআপের জন্য অপেক্ষা করছে।
হোটেলের টেলিফোন সিস্টেমটি কোনও ভয়েস মেইল বার্তা পেলে অতিথি ঘর বার্তার আলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে চালু করার জন্য প্রোগ্রাম করা যেতে পারে।
ভয়েস মেলবক্সঃ-
এমন ডিভাইস যা অতিথির জন্য কথ্য বার্তা রেকর্ড করতে পারে।
ভয়েস মেইল বার্তা ছাড়তে ইচ্ছুক কলকারীরা যখন অনুরোধ করা হয় তখন ফোনে কথা বলতে পারেন; বার্তাটি ভয়েস মেলবক্স সিস্টেম দ্বারা রেকর্ড করা হয়।
Message কোনও বার্তা পুনরুদ্ধার করতে, অতিথি সাধারণত একটি মনোনীত টেলিফোন কী টিপে বা একটি অ্যাক্সেস কোড প্রবেশ করে; রেকর্ড করা বার্তাটি তখন বাজানো হয়। ভয়েস মেইলের একটি বড় সুবিধা হ'ল বার্তাটি কলারের ভয়েসে ধরা পড়ে।
ভয়েস মেল বার্তাগুলির উন্নত গোপনীয়তা সরবরাহ করে।
যদি কোনও হোটেলের ভয়েস মেল সিস্টেম থাকে, ফ্রন্ট ডেস্ক এজেন্ট বা হোটেল টেলিফোন অপারেটরদের কলারদের দ্বারা তাদের কাছে থাকা অস্পষ্ট বার্তাটি ব্যাখ্যা করার চেষ্টা করতে হবে না।
ব্রডকাস্ট বার্তাগুলি group -
একটি গ্রুপ সম্প্রচার বৈশিষ্ট্যযুক্ত একটি হোটেল টেলিফোন সিস্টেম নির্দিষ্ট গ্রুপের সাথে সংযুক্ত অতিথি কক্ষগুলির জন্য একই সাথে একই বিশেষ বার্তাটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে গ্রহণ করা সম্ভব করে।
ফ্যাসিমিলসঃ-
ফ্যাসিমিলস বা ফ্যাক্সগুলি সাধারণত মেলের মতো বিবেচিত হয় তবে বিশেষ যত্ন সহকারে, কারণ অতিথিরা প্রায়শই ফ্যাক্সের অপেক্ষায় থাকেন।
যদি কোনও ফ্যাক্সের বিশেষ ডেলিভারি নির্দেশ থাকে, যেমন "অবিলম্বে মিটিং রুম এক্সে পৌঁছে দিন", সেই নির্দেশাবলী অনুসরণ করা উচিত। যদি কোনও বিশেষ বিতরণের নির্দেশ না দেওয়া হয় তবে সামনের ডেস্ক কর্মীরা ফ্যাক্সটি সঞ্চয় করতে পারেন এবং গেস্টরুমে ম্যাসেজের আলো চালু করতে পারেন বা অন্যথায় ফ্যাক্সের অতিথিকে অবহিত করতে পারেন।
ফ্যাক্সগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সময়-স্ট্যাম্পড হয় এবং কোনও খামে আসে না (হোটেলগুলিতে অতিথিদের প্রসবের আগে খামে ফ্যাক্স রাখার নীতি থাকতে পারে)।
ফ্যাক্সগুলি গোপনীয় হিসাবে গণ্য করা উচিত; হোটেল কর্মীদের কখনও ফ্যাক্স পড়া উচিত নয়।
যখন অতিথিকে ফ্যাক্স সম্পর্কে অবহিত করা হয়েছিল এবং কখন অতিথি ফ্যাক্সটি তুলেছিল তখন ফ্রন্ট ডেস্ক এজেন্টদের রেকর্ড করা উচিত।
যদি কোনও ফ্যাক্স অপরিবর্তনীয় হয়, হোটেলটি অবিলম্বে প্রেরককে অবহিত করা উচিত। বেশিরভাগ হোটেলগুলি অতিথিদের ফ্যাক্স প্রেরণ করতে চার্জ করে, যেহেতু টেলিযোগাযোগ ব্যয় জড়িত।
ওয়েক-আপ পরিষেবাদিঃ-
ফ্রন্ট ডেস্ক এজেন্টদের জাগ্রত কল অনুরোধগুলিতে বিশেষ মনোযোগ দিতে হবে।
ফ্রন্ট অফিস মেকানিকাল বা অটোমেটেড সিস্টেমগুলি ফ্রন্ট ডেস্ক এজেন্টদের জাগ্রত কল করার জন্য স্মরণ করিয়ে দিতে পারে, বা একটি স্বয়ংক্রিয় সিস্টেম কল করার জন্য এবং একটি রেকর্ড হওয়া জাগ্রত বার্তা প্লে করার জন্য প্রোগ্রাম করা যেতে পারে।
প্রযুক্তিতে অগ্রগতি সত্ত্বেও, কিছু হোটেল পছন্দ করতে পারে ফ্রন্ট ডেস্ক এজেন্ট বা টেলিফোন অপারেটররা আরও বেশি ব্যক্তিগত স্পর্শ দেওয়ার জন্য জাগ্রত কল করতে পারে। সাধারণত, জাগ্রত-কল-এর উদ্দেশ্যে ঘড়িটি নির্ভর করে হোটেল ঘড়ি; সুতরাং, এটি সঠিক কিনা তা নিশ্চিত করার জন্য এই ঘড়িটি নিয়মিত পরীক্ষা করা উচিত। কিছু হোটেলগুলিতে অতিথিরা গেস্টরুমের ফোন থেকে একটি বিশেষ টেলিফোন এক্সটেনশন ডায়াল করতে পারেন এবং একটি স্বয়ংক্রিয় জাগ্রত কলটির জন্য সিস্টেমের দেওয়া নির্দেশাবলী অনুসরণ করতে পারে।
ই-মেল এবং ডেটা পরিষেবাদিঃ-
বেশিরভাগ হোটেল অতিথির ব্যবসায় এবং ব্যক্তিগত ই-মেইল অ্যাকাউন্ট বা কোম্পানির ডেটা ফাইল থাকে যা তাদের ভ্রমণের সময় অ্যাক্সেস করতে হবে।
একটি ল্যাপটপ, নোটবুক, বা মোবাইল ডিভাইস সহ অতিথিরা তাদের অতিথি কক্ষগুলিতে বা হোটেলের পাবলিক অঞ্চলে হোটেলের উচ্চ গতির ইন্টারনেট অ্যাক্সেস ওয়েবে সংযোগ করতে ব্যবহার করতে পারে, হোটেল যদি সেই পরিষেবা সরবরাহ করে।
অতিথিরা কোনও ডাটা পোর্ট হিসাবে অতিথি কক্ষ টেলিফোন লাইন ব্যবহার করতে পারেন।
হোটেলগুলি নিখরচায় ই-মেইল / ডেটা পরিষেবা সরবরাহ করতে পারে বা কোনও চার্জ নিতে পারে।
টিডিডিঃ-
একটি টিডিডি (বধিরদের জন্য টেলিযোগাযোগ ডিভাইস) টেলিফোন কল স্থাপন এবং পরিচালনা করার জন্য একটি বিশেষভাবে ডিজাইন করা সরঞ্জাম is
প্রতিবন্ধী আইনের সাথে আমেরিকানদের অনুরোধ করা হয় যে হোটেলগুলি অনুরোধ করে অতিথিদের দ্বারা ব্যবহারের জন্য একটি টিডিডি সরবরাহ করা উচিত শ্রুতি বা বক্তৃতা প্রতিবন্ধী অতিথিদের থেকে ঘরে বসে কলগুলি পরিচালনা করতে সামনের ডেস্কে একটি টিডিডি ডিভাইস থাকা উচিত।
কল সম্প্রচারঃ-
একটি কল সম্প্রচার বৈশিষ্ট্য হোটেলটির টেলিফোন সিস্টেমটি সমস্ত দখলকৃত অতিথরুমে একসাথে, বা একটি নির্ধারিত কক্ষগুলিতে কল দেওয়ার অনুমতি দেয়।
জরুরী পরিস্থিতিতে একটি কল সম্প্রচারের ক্ষমতা ব্যবস্থাপনাকে অতিথিদের সতর্ক করতে একই সাথে সমস্ত দখলকৃত গেস্টরুমে কল করার অনুমতি দেয়।
আন্তঃবিভাগীয় যোগাযোগঃ-
একটি হোটেলে অনেক পরিষেবা অন্যান্য হোটেল অঞ্চলে সামনের অফিস কর্মী এবং কর্মীদের মধ্যে সমন্বয় প্রয়োজন। সাধারণত, সম্মুখ ডেস্ক কর্মীরা সর্বাধিক যোগাযোগ করে:
হাউসকিপিং
ইঞ্জিনিয়ারিং এবং রক্ষণাবেক্ষণ
রাজস্ব কেন্দ্রগুলি
বিপণন ও গণসংযোগ
গৃহকর্মীঃ-
গৃহকর্মী এবং সামনের অফিসের কর্মীদের অবশ্যই একে অপরকে গেস্টরুমের অবস্থার পরিবর্তনের বিষয়ে অবহিত রাখতে হবে।
সামনের অফিসের কর্মীরা গৃহকর্মী পদ্ধতির সাথে আরও পরিচিত এবং তদ্বিপরীত, সম্পর্ক দুটি বিভাগের মধ্যে স্বচ্ছ সম্পর্ক হবে।
গৃহকর্মী কর্মীদের অবশ্যই কোনও অতিথির অনুরোধের সাথে প্রতিটি ঘরের অবস্থান জানতে হবে।
বেশিরভাগ হোটেলগুলিতে সম্পত্তি পরিচালনার ব্যবস্থা রয়েছে যা গৃহকর্মী দ্বারা ব্যবহৃত ওয়ার্কস্টেশন এবং মোবাইল ডিভাইসের মাধ্যমে ঘরের স্থিতি যোগাযোগ করতে পারে।
ফ্রন্ট ডেস্ক এজেন্টরা সাধারণত গৃহকর্মী সদস্যদের টেলিফোন করে যখন তারা বিশেষ অতিথির অনুরোধ পান।
সামনের অফিসের পরিচালক এবং গৃহকর্মী পরিচালকদের আগত হোটেল ক্রিয়াকলাপ পর্যালোচনা করতে এবং তাদের অতিথি পরিষেবার প্রচেষ্টা সমন্বিত করার জন্য ঘন ঘন মিলিত হওয়া উচিত।
ইঞ্জিনিয়ারিং এবং রক্ষণাবেক্ষণঃ-
অনেক হোটেলগুলিতে ইঞ্জিনিয়ারিং এবং রক্ষণাবেক্ষণ কর্মীরা প্রতিস্থাপনের কাজের আদেশের জন্য সামনের অফিস লগ বই বা বিশেষ সফ্টওয়্যার পরীক্ষা করে প্রতিটি শিফ্ট শুরু করেন।
হোটেলগুলি রক্ষণাবেক্ষণের সমস্যাগুলি প্রতিবেদন করতে একাধিক অংশের ওয়ার্ক অর্ডার ফর্ম বা একটি রিয়েল-টাইম ডেটা এন্ট্রি সিস্টেম ব্যবহার করতে পারে।
No comments
কষ্ট করে পড়ার জন্য ধন্যবাদ আপনার মন্তব্য আমাদের জানান। এখানে আপনার মন্তব্য করুন