ফন্ট অফিস অপারেশন-০১ | ফ্রন্ট অফিস অপারেশন | ট্যুরিজম অ্যান্ড হসপিটালিটি ম্যানেজমেন্ট

অধ্যায় 3: ফ্রন্ট অফিস অপারেশন
৩.১ অতিথি চক্রের চার পর্যায়ে সামনের অফিসের ক্রিয়াকলাপ সংক্ষিপ্ত করে
অতিথি চক্রঃ-
প্রাক আগমন, আগমন ,পেশা ,প্রস্থান
প্রাক আগমনঃ-
অতিথি চক্রের এই পর্যায়ে অতিথিরা তাদের হোটেলগুলি বেছে নেয়
হোটেল পছন্দ দ্বারা প্রভাবিত হয়: ভ্রমণের ধরণ (ব্যবসা বা আনন্দ); হোটেলের সাথে পূর্ববর্তী অভিজ্ঞতা; বিজ্ঞাপন এবং প্রচার; সংস্থা ভ্রমণ নীতি; ট্র্যাভেল এজেন্ট, বন্ধু বা ব্যবসায়িক সহযোগীদের পরামর্শ; হোটেলের অবস্থান এবং খ্যাতি; ঘন ঘন ভ্রমণকারী পুরষ্কার প্রোগ্রাম; হোটেলের নাম বা চেইন অ্যাফিলিয়েশন ভিত্তিক পূর্ব ধারণা; রিজার্ভেশন করা সহজ; হোটেলের রিজার্ভেশন এজেন্ট বা ওয়েবসাইট
যখন কোনও অতিথি কোনও রিজার্ভেশন করেন, তখন একটি রিজার্ভেশন রেকর্ড তৈরি হয়, যা মেহমান চক্রটি পরিচালনা করে
আগমনঃ-
registration নিবন্ধকরণ এবং রুমিংয়ের ক্রিয়াকলাপগুলি অন্তর্ভুক্ত করে ,অতিথি চক্রের এই পর্যায়ে অতিথি হোটেলটির সাথে একটি ব্যবসায়িক এবং আইনী সম্পর্ক স্থাপন করে ,world বিশ্বমানের, উচ্চপদস্থ, সম্মেলন, ক্যাসিনো এবং রিসর্ট হোটেলগুলিতে, ইউনিফর্মযুক্ত কর্মীরা সম্পত্তির প্রবেশদ্বারে অতিথিকে স্বাগত জানায়, front সম্মুখ ডেস্ক এজেন্ট নিবন্ধকরণ প্রক্রিয়া শুরু করার আগে অতিথির সংরক্ষণের স্থিতি নির্ধারণ করা উচিত ,সংরক্ষণ ছাড়াই অতিথিরা (ওয়াক-ইনস) ফ্রন্ট অফিস পরিচালনা যখন কোনও অতিথি চেক-ইন করার সময় সনাক্তকরণ এবং / অথবা কোনও পেমেন্ট কার্ড উপস্থাপন করেন, এটি কোনও সহকর্মী-অতিথি আইনী সম্পর্ক স্থাপনের অভিপ্রায়র প্রমাণ ।
অতিথির সমাবেশ রেজিস্ট্রেশন চলাকালীন তথ্য হোটেল অতিথিদের চাহিদা মেটাতে সহায়তা করে
প্রতিবন্ধী অতিথিদের চেক করার সময় ফ্রন্ট ডেস্ক এজেন্টদের অবশ্যই অ্যাক্সেসযোগ্যতার সমস্যাগুলির প্রতি সংবেদনশীল হতে হবে ।
অতিথি প্রদান ও প্রস্থানের তারিখ নির্ধারণের সময় নিবন্ধন সম্পূর্ণ হয়; তার পরে অতিথিকে একটি রুম কী প্রদান করা হয় এবং রুমে এগিয়ে যাওয়ার অনুমতি দেওয়া হয়।
রুম স্থিতির শর্তাদিঃ-
অধিকৃত ,প্রশংসাসূচক ,স্থিতিশীল ,পরিবর্তন ,বিরক্ত করবেন না ,ঘুম-আউট ,অধিনায়ক ,স্লিপার ,অফ-অর্ডার, লক-আউট ,ডিএনসিও ,নির্ধারিত ,চেক-আউট ,দেরীতে চেক আউট
রুমের ধরণঃ-
একক ,ডাবল ,ট্রিপল ,কোয়াড ,কুইন ,কিং ,ডাবল-ডাবল ,স্টুডিও ,মিনি স্যুট বা জুনিয়র স্যুট ,স্যুট,সংযোগকারী ঘরগুলি,সংযুক্তকরণ কক্ষ,সংলগ্ন কক্ষ
পেশাঃ-
অতিথি চক্রের দখলের পর্যায়ে, সম্মুখ ডেস্ক অতিথিদের জন্য পরিষেবা সমন্বয় করার জন্য দায়বদ্ধ এই পর্যায়ে একটি প্রধান উদ্দেশ্য অতিথিদের এত ভাল সেবা করা যে তারা ফিরে আসতে চাইবে হোটেল অতিথির অভিযোগগুলি যত তাড়াতাড়ি সম্ভব সমাধান করা উচিত অতিথি চক্রের প্রতিটি পর্যায়ে সুরক্ষা উদ্বেগের বিষয় তবে বিশেষত পেশাগত পর্যায়ে অতিথি চক্রের এই পর্যায়ে হোটেল পণ্য ও পরিষেবাদিগুলি ক্রয় করা হয় সম্মুখ ডেস্ক অ্যাকাউন্টিং রেকর্ড অতিথিদের অবশ্যই এই পর্যায়ে সাময়িকভাবে যথার্থতার জন্য পর্যালোচনা করা উচিত ।
প্রস্থানঃ-
অতিথি চক্রের চূড়ান্ত পর্যায়ে; অতিথি পরিষেবাদি এবং অতিথির অ্যাকাউন্টিংয়ের দিকগুলি এই পর্যায়ে সম্পন্ন হয় চেক আউট করার সময় অতিথি ঘরটি খালি করে, অ্যাকাউন্টের রসিদ গ্রহণ করে, ঘরের চাবি (গুলি) ফেরত দেয় এবং হোটেলটি ছেড়ে যায় একবার অতিথি চেক আউট করে, সামনের অফিসে সিস্টেম স্বয়ংক্রিয়ভাবে অতিথরুমের প্রাপ্যতার স্থিতি আপডেট করে এবং অতিথির অ্যাকাউন্ট বন্ধ করে দেয় । অতিথিদের কীভাবে তারা তাদের থাকার জায়গাটি উপভোগ করেছেন তা চেক-আউট করার সময় জিজ্ঞাসা করা উচিত । চেক-আউট প্রক্রিয়া চলাকালীন, একটি অতিথি ইতিহাস ফাইলটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি বা এতে যুক্ত হয়; এই ফাইলটি অতিথি ইতিহাসের রেকর্ডগুলির সংকলন অতিথির অ্যাকাউন্টে চার্জ পোস্ট না করা পর্যন্ত অতিথি চার্জগুলি উপস্থিত না করা ।
৩.২ সামনের অফিসের রেকর্ডকিপিং সিস্টেম এবং সামনের অফিসের নথি বর্ণনা করুন
ফন্ট অফিস সিস্টেমঃ-
আধা-স্বয়ংক্রিয় ফ্রন্ট অফিস সিস্টেমগুলি 1970 এর দশকের গোড়ার দিকে হোটেলগুলিতে দেখা শুরু হয়েছিল ১৯৮০ এর দশকে সম্পূর্ণ স্বয়ংক্রিয় ব্যবস্থা উপস্থিত হয়েছিল, ১৯৯০ এর দশকে ব্যাপক স্বয়ংক্রিয় ব্যবস্থা একবিংশ শতাব্দীতে, অটোমেশন হয়েছে পোর্টেবল এবং ওয়্যারলেস অ্যাপ্লিকেশন সহ সাশ্রয়ী মূল্যের হয়ে উঠুন অটোমেটেড সিস্টেমগুলি এখন সমস্ত আকারের হোটেলগুলির জন্য সাশ্রয়ী মূল্যের সিস্টেম পরিচালনা করে।
ফন্ট অফিস সিস্টেম- প্রাক আগমন কার্যক্রমঃ-
রিজার্ভেশন সফ্টওয়্যার সাধারণত কেন্দ্রীয় সংরক্ষণ ব্যবস্থা বা অন্য বিতরণ নেটওয়ার্কের সাথে ইন্টারফেস করে রিজার্ভেশন সফ্টওয়্যার স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেল নিশ্চিতকরণ তৈরি করতে পারে, অতিথির আমানতের জন্য অনুরোধ তৈরি করতে পারে, প্রাক-নিবন্ধকরণ কার্যক্রম পরিচালনা করতে এবং স্থিতি প্রতিষ্ঠা করতে পারে ভ্রমণকারীর রিজার্ভেশন সফ্টওয়্যারটি প্রত্যাশিত আগমন তালিকা, দখল এবং উপার্জনের পূর্বাভাসের প্রতিবেদনগুলি এবং অন্যান্য প্রতিবেদনগুলি ফ্রন্ট অফিস অপারেশনগুলি পরিচালনা করতে পারে অফিস সিস্টেমগুলি পরিচালনা করে — প্রাক আগমন ক্রিয়াকলাপগুলি।
ফন্ট অফিস সিস্টেম-  আগমন কার্যক্রমঃ-
রিজার্ভেশন প্রক্রিয়া চলাকালীন অতিথির তথ্য সম্পত্তি ব্যবস্থাপনার সামনের অফিস সফ্টওয়্যারটিতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংরক্ষণের রেকর্ড হিসাবে স্থানান্তরিত হয়। ফ্রন্ট ডেস্ক এজেন্টরা অতিথিদের তাদের যাচাইকরণ এবং স্বাক্ষরের জন্য একটি রেজিস্ট্রেশন কার্ড দিতে পারে । অনলাইন প্রদানের অনুমোদন টার্মিনালগুলি অতিথিদের জন্য সময়োচিত পেমেন্ট কার্ডের অনুমোদনের জন্য সামনের ডেস্ক এজেন্টদের সক্ষম করে registration যেহেতু নিবন্ধকরণ তথ্য বৈদ্যুতিনভাবে সংরক্ষণ করা হয়, যখনই প্রয়োজন হয় তা পুনরুদ্ধার করা যায় । কিছু সম্পত্তি স্বতন্ত্র-চেক-ইন / চেক-আউট টার্মিনাল সরবরাহ করে । কিছু হোটেল সংস্থা অতিথিদের প্রাক-নিবন্ধন করার অনুমতি দেয় একটি কম্পিউটার, পিডিএ বা স্মার্ট ফোন ব্যবহার করে ইন্টারনেটের মাধ্যমে ফ্রন্ট অফিস পরিচালনা ।
ফন্ট অফিস সিস্টেম-  পেশা  কার্যক্রমঃ-
হোটেলটি দখল করা অতিথিরা আয়ের খাতগুলিতে পয়েন্ট-অফ-বিক্রয় টার্মিনালের মাধ্যমে ফ্রন্ট অফিস এবং সম্পত্তি পরিচালন ব্যবস্থার সাথে যোগাযোগ করতে পারে । কর্মচারীরা ডেটা ওয়ার্কস্টেশন, স্মার্ট আইডেন্টিফিকেশন ট্যাগ, হ্যান্ডহেল্ড ইউনিট, পেজার এবং ব্যবহার করতে পারে। থাকার সময় অতিথিদের পরিবেশন করার জন্য অন্যান্য স্বয়ংক্রিয় ডিভাইসগুলি ফ্রন্ট অফিস অপারেশনগুলি পরিচালনা করে ।
ফন্ট অফিস সিস্টেম-  প্রস্থান কার্যক্রমঃ-
অতিথি চক্রের প্রস্থানের সময়, বৈদ্যুতিন বা মুদ্রিত ফলগুলি অতিথিদের কাছে চেক-আউট সময় বা তার কাছাকাছি উপস্থাপিত হয় । সম্মুখ অফিস সিস্টেম স্বয়ংক্রিয়ভাবে অতিথি লেনদেনগুলি ব্যাক অফিস অ্যাকাউন্টগুলিতে পোস্ট করতে পারে, তার উপর নির্ভর করে অতিথির বন্দোবস্তের পদ্ধতি । তৃতীয় পক্ষের বিলিংয়ের জন্য, সিস্টেম অতিথির পৃষ্ঠপোষক বা -দানকারী সংস্থাকে প্রেরণের জন্য একটি বিল তৈরি করতে পারে । একবার অতিথির অ্যাকাউন্ট নিষ্পত্তি হয়ে গেলে, প্রবাসী-অতিথির তথ্য তৈরি বা যুক্ত করতে ব্যবহৃত হতে পারে। হোটেলের অতিথি ইতিহাসের ফাইলের একটি বৈদ্যুতিন রেকর্ড পরিচালনা করা।
৩.৩ সামনের ডেস্ক এবং এর সহায়তার ডিভাইসগুলি বর্ণনা করুন এবং একটি হোটেলের টেলিযোগযোগ অঞ্চলের পরিষেবা এবং সরঞ্জাম বর্ণনা করুন।
ফন্ট অফিস ডকুমেন্টসঃ-
প্রাক আগমনের ডকুমেন্টস, সংরক্ষণ ফাইলগুলি সংরক্ষণের নিশ্চিতকরণ আগমনের নথিগুলি, নিবন্ধকরণ রেকর্ডস ,ক্রেডিট যাচাইকরণ ,দখল নথি ,গেস্ট ফলিয়োস ,ভাউচার (চার্জ, ভাতা, স্থানান্তর, অর্থ প্রদানের) নথিগুলি, গেস্ট ফলিয়োস, পেমেন্ট কার্ড ভাউচার, নগদ ভাউচার, ট্রান্সফার, ভাউচার, অতিথি ইতিহাসের ফাইলগুলি ।
The Front Desk-
বেশিরভাগ ফ্রন্ট অফিস ফাংশনগুলি ফ্রন্ট ডেস্কে সঞ্চালিত হয়। অতিথিদের রেজিস্ট্রেশন করুন, তথ্য এবং পরিষেবাদির জন্য অনুরোধ করুন, অভিযোগগুলি সম্পর্কিত, অ্যাকাউন্ট নিষ্পত্তি করতে এবং সামনের ডেস্কে চেক আউট বেশিরভাগ ফ্রন্ট ডেস্কগুলি সুস্পষ্টভাবে অবস্থিত হোটেল লবি ফ্রন্ট ডেস্ক ডিজাইনে অতিথিদের দক্ষতার সাথে পরিবেশন করার জন্য প্রয়োজনীয় সরঞ্জাম, ফর্ম এবং সরবরাহগুলিতে সহজেই অ্যাক্সেস সহ ফ্রন্ট ডেস্ক এজেন্ট সরবরাহ করা উচিত । কিছু হোটেল কোনও নো-ফ্রন্ট-ডেস্ক লবির ব্যবস্থা নিয়ে পরীক্ষা-নিরীক্ষা করেছে। সামনের ডেস্কের কমপক্ষে একটি অংশ প্রতিবন্ধী অতিথিদের জন্য অ্যাক্সেসযোগ্য হতে হবে। কিছু হোটেলগুলিতে , ফ্রন্ট ডেস্কটিতে ক্রয়ের জন্য আইটেমগুলি বৈশিষ্ট্যযুক্ত রয়েছে যা ভ্রমণের সময় অতিথিদের প্রয়োজন হতে পারে । সামনের ডেস্কে সহায়তা ডিভাইসে কম্পিউটার, পয়েন্ট-অফ-বিক্রয় টার্মিনাল, ইলেকট্রনিক পেমেন্ট রিডার এবং সুরক্ষা মনিটরগুলি পরিচালনা করতে পারে ।
টেলিফোন কলের ধরনঃ-
স্থানীয়, প্রত্যক্ষ ডায়াল দীর্ঘ দূরত্বের ,প্রাক-পেমেন্ট কার্ড ,সংগ্রহ করুন ,তৃতীয় পক্ষের ,ব্যক্তি থেকে ব্যক্তি ,বিল-টু রুম ,আন্তর্জাতিক ,টোল-ফ্রি ,900 বা প্রিমিয়াম-দাম, ভয়েস ওভার ইন্টারনেট প্রোটোকল (ভিওআইপি)
টেলিযোগাযোগ যন্ত্রপাতিঃ-
টেলিফোন স্যুইচবোর্ডস (পিবিএক্স সিস্টেমস, পিএবিএক্স সিস্টেমস) ,কল অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমগুলি, গেস্টরুম ফোনগুলি ,পে ফোনস , পেজার / সেল ফোনগুলি ,স্বয়ংক্রিয় কল বিতরণকারী সিস্টেমগুলি ,টেলিফোন / ঘরের স্থিতি সিস্টেমগুলি, ইন্টারনেট অ্যাক্সেস , কল সনাক্তকরণ সরঞ্জামাদি
টেলিফোন সুইচবোর্ডগুলিঃ-
বেসরকারী শাখা এক্সচেঞ্জ (পিবিএক্স) ,বেসরকারী স্বয়ংক্রিয় শাখা এক্সচেঞ্জ (পিএবিএক্স), এই সরঞ্জামগুলি হোটেল টেলিফোন অপারেটরের কনসোলকে অভ্যন্তরীণ কল দেয়; অপারেটর তারপরে এই কলগুলিকে সঠিক এক্সটেনশন বা স্টেশন লাইনের সাথে সংযুক্ত করে ,টেলিফোন সুইচবোর্ডগুলি হোটেলকে প্রচুর পরিমাণে টেলিফোন লাইনে সীমিত সংখ্যক শেয়ার করার অনুমতি দেয় আউটবাউন্ড কলগুলি সাধারণত হোটেল অপারেটরের সহায়তা ছাড়াই করা হয় (যদিও তারা প্রায়শই যান; একই সরঞ্জামগুলি) কিছু পিবিএক্স / পিএবিএক্স সিস্টেম ডেটা পাশাপাশি ভয়েস ট্রান্সমিশন পরিচালনা করতে পারে কিছু হোটেল ভয়েস ওভার ইন্টারনেট প্রোটোকল (ভিওআইপি) প্রয়োগ করেছে, যা হোটেলের পিবিএক্স / পিএবিএক্স সরঞ্জামগুলি বাইপাস করে ।
কল অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমগুলিঃ-
ফোন সংস্থার কর্মী বা ফ্রন্ট ডেস্ক কর্মীদের সহায়তায় ইলেকট্রনিক গেস্ট ফলিয়োগুলিতে ফোন, কল স্থাপন, মূল্য এবং পোস্ট করার জন্য হোটেল-ভিত্তিক প্রযুক্তি সক্ষম করুন একটি কল অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম (সিএএস) একটি সফ্টওয়্যার সেট অতিথি ঘর এবং / অথবা প্রশাসনিক অফিস টেলিফোন থেকে কল কল রউটিং, রেটিং, এবং রেকর্ডিং শুরু করে এমন একটি প্রোগ্রাম'স কোনও হোটেলের সম্পত্তি পরিচালন ব্যবস্থার সাথে একটি সিএএস ইন্টারফেসগুলি অতিথি ফলিয়গুলিতে বৈদ্যুতিনভাবে টেলিফোন চার্জ পোস্ট করতে বা ফ্রন্ট ডেস্ক কর্মীদের পোস্টের জন্য প্রিন্ট চার্জ স্লিপগুলি পোস্ট করতে কিছু সিএএস-তে একটি স্বল্প-ব্যয়-রাউটিং উপাদান থাকে যা ডায়াল কলকে এমন ধরণের টেলিফোন লাইনের দিকে নিয়ে যায় যা কলটি হোটেলটিতে সর্বনিম্ন ব্যয়ে প্রেরণ করতে পারে ফোলিও পোস্টিংয়ের আগে, কোনও সিএএস একটি সারচার্জ বা অন্যান্য সম্পত্তি-চাপানো যুক্ত করতে পারে ।
গেস্টরুম ফোনঃ-
গেস্টরুমের ফোনগুলি পরিশীলিতকরণ এবং ক্ষমতা বাড়ছে ,কিছু গেস্টরুম ফোন অতিথিদের একটি ইনপুট জ্যাক বা পোর্টের মাধ্যমে কোনও ব্যক্তিগত কম্পিউটার বা অন্য বহনযোগ্য ডিভাইসটিকে ফোনে সংযোগ করতে দেয় ,কিছু গেস্টরুমের ফোনগুলি দ্বি-লাইন ফোন হয় ; একটি কম্পিউটার সংযোগের জন্য একটি লাইন, ভয়েস যোগাযোগের জন্য অন্যটি, অন্য অতিথি কক্ষের ফোন বৈশিষ্ট্যগুলির মধ্যে নিম্নলিখিতগুলি অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে: কনফারেন্স কলিং, কলার আইডি, স্পিড ডায়ালিং, হোল্ড বোতামগুলি, কল-ওয়েটিং, হ্যান্ডস-ফ্রি স্পিকার, ভয়েস মেসেজিং এবং একটি বার্তা- অপেক্ষার সতর্কতা কিছু পরিশীলিত অতিথরুমের ফোনগুলি ভয়েস, ডেটা, ই-মেইল, ফ্যাক্স এবং অন্যান্য প্রযুক্তিগুলিকে একত্রিত করে ।
পেজার এবং সেল ফোনগুলিঃ-
কিছু হোটেল চেক-ইন করতে অতিথিদের জন্য পেজার বা সেল ফোন সরবরাহ করে । হোটেলটি সেল ফোনে ব্যবহৃত মিনিট সংখ্যার জন্য অতিথিকে বিল দেয় ।
অন্যান্য টেলিযোগাযোগ প্রযুক্তি অব্যাহতঃ-
স্বয়ংক্রিয় কল বিতরণ সিস্টেমগুলি systems অতিথির জন্য টেলিফোন / কক্ষ স্থিতির সিস্টেমগুলির জন্য জাগ্রত কল শূন্য অতিথি কক্ষগুলিতে ফোনের অননুমোদিত ব্যবহার নিষিদ্ধ করুন, কর্মচারীরা ঘরে ঘরে বার ব্যবহার, গেস্টরুম রক্ষণাবেক্ষণ, এবং সম্পর্কিত তথ্য প্রবেশ করতে পারে গেস্টরুমের স্থিতি । উচ্চ-গতির ইন্টারনেট অ্যাক্সেস ,হোটেলগুলি এই লেনদেনের জন্য প্রতি লেনদেন, স্থির ফি বা দৈনিক ফি ভিত্তিতে চার্জ নিতে পারে ,হোটেল ইন্টারনেট পরিষেবা সরবরাহকারীদের সাথে অংশীদার অতিথিদের এই পরিষেবাটি সরবরাহ করার জন্য কল সনাক্তকরণ সফটওয়্যার ,হোটেলের কল অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের অংশ কোনও কল সংযুক্ত হওয়ার সঠিক মুহুর্তটি চিহ্নিত করতে পারে, বিলিংয়ের নির্ভুলতার উন্নতি করে ।
৩.৪ সামনের অফিসে ব্যবহৃত সম্পত্তি পরিচালন ব্যবস্থাগুলি চিহ্নিত ও বর্ণনা কর।
সম্পত্তি পরিচালন সিস্টেমগুলিঃ-
সংরক্ষণ পরিচালনা সফ্টওয়্যার ,রুম পরিচালনা সফটওয়্যার ,অতিথি অ্যাকাউন্টিং ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার ,সাধারণ পরিচালন সফ্টওয়্যার ,পিছনের অফিস ইন্টারফেস ,সিস্টেম ইন্টারফেস ,বিক্রয় অটোমেশন সিস্টেম ।
রিজার্ভেশন ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারঃ-
ঘরের অনুরোধগুলি দ্রুত প্রক্রিয়া করতে এবং সময়োপযোগী ও সঠিক রুমের সহজলভ্যতা, ঘরের আয়, এবং সংরক্ষণের পূর্বাভাসের প্রতিবেদন তৈরি করতে সক্ষম করে বিশ্বব্যাপী বিতরণ সিস্টেমের (জিডিএস), ইন্টারনেট বিতরণ সিস্টেমগুলি (আইডিএস) এবং সংযোগগুলি কেন্দ্রীয় রিজার্ভেশন সিস্টেমগুলি (সিআরএস) আপডেটগুলি এবং নিয়ন্ত্রণগুলি সংরক্ষণের ক্রিয়াকলাপগুলি
প্রাক-রেজিস্ট্রেশন ফাইলগুলিতে রিজার্ভেশন ডেটার পুনরায় ফর্ম্যাট করে অতিথিদের জন্য সংরক্ষণের নিশ্চিতকরণকারী চিঠি বা ই-মেলগুলি উত্পন্ন করে অতিথি আমানতগুলি ট্র্যাক করে reservation রিজার্ভেশন ম্যানেজমেন্ট রিপোর্টগুলি পরিচালনা করে ।
রুম ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারঃ-
গেস্টরুমের স্থিতির বিষয়ে বর্তমান তথ্য বজায় রাখে ,রুমের হারের বিষয়ে তথ্য সরবরাহ করে ,ঘরের কার্যালয়ে সহায়তা সামনের অফিসের কর্মীদের অতিথি পরিষেবার সমন্বয় করতে সহায়তা করে। রিজার্ভেশন প্রক্রিয়া চলাকালীন ঘরের প্রাপ্যতার ডেটাতে দ্রুত অ্যাক্সেস সরবরাহ করে অতিথি কক্ষগুলির স্থিতিস্থানের পরিবর্তনের হিসাবে গেস্টরুমের তালিকা সংখ্যাগুলিকে সামঞ্জস্য করে কিছু কক্ষ পরিচালনার সফ্টওয়্যারটিতে রক্ষণাবেক্ষণ এবং বিশেষ-অনুরোধ প্রেরণের ক্ষমতাও উপস্থিত থাকে
গেস্ট অ্যাকাউন্টিং ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারঃ-
অতিথি অ্যাকাউন্টগুলির উপর হোটেলের নিয়ন্ত্রণ বৃদ্ধি করে front সামনের অফিসের নিরীক্ষণের রুটিনটি উল্লেখযোগ্যভাবে সংশোধন করে । অতিথি অ্যাকাউন্টগুলি বৈদ্যুতিনভাবে বজায় রাখে, যার ফলে ফোলিও কার্ড, ফোলিও ট্রে এবং অ্যাকাউন্ট পোস্টিং মেশিনের প্রয়োজনীয়তা নিরীক্ষণ করে । পূর্বে নির্ধারিত অতিথির creditণ নিরীক্ষণ করে সমস্ত অতিথি অ্যাকাউন্টে তাদের সীমা অতিক্রম বা সীমা ছাড়িয়ে যাওয়ার বিষয়ে একটি প্রতিবেদন সীমাবদ্ধ করে এবং উত্পন্ন করে একাধিক ফলিও ফর্ম্যাটগুলির মাধ্যমে নমনীয়তা সরবরাহ করে বিলিং এবং সংগ্রহের জন্য ব্যাক অফিসের অ্যাকাউন্টগুলি গ্রহণযোগ্য ফাইলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে স্থানান্তর করে হোটেল আয়ের আউটলেটগুলিতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে অতিথি চার্জ পোস্ট করে
সাধারণ পরিচালন সফ্টওয়্যারঃ-
অন্য ফ্রন্ট অফিস সফটওয়্যার প্যাকেজগুলির স্বতন্ত্রভাবে পরিচালনা করতে পারে না রিজার্ভেশন ম্যানেজমেন্ট, রুম ম্যানেজমেন্ট এবং অতিথি অ্যাকাউন্টিং ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার এর মাধ্যমে সংগৃহীত ডেটা ব্যবহার করে প্রতিবেদন তৈরি করে সম্মুখ অফিস এবং ব্যাক অফিস সিস্টেম ইন্টারফেসের মধ্যে অভ্যন্তরীণ লিঙ্ক হিসাবে কাজ করে ।
ব্যাক অফিস ইন্টারফেসগুলিঃ-
ইন্টিগ্রেটেড ফ্রন্ট অফিস এবং ব্যাক অফিস সিস্টেমগুলি হোটেলগুলিকে বিভিন্ন অপারেশনাল অঞ্চলে সম্পূর্ণ নিয়ন্ত্রণের অফার দেয় পিছনের অফিস অ্যাপ্লিকেশন মডিউলগুলির মধ্যে রয়েছে: জেনারেল অ্যাকাউন্টার অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার অ্যাকাউন্টগুলি গ্রহণযোগ্য সফ্টওয়্যার অতিথির অ্যাকাউন্ট এবং অ্যাকাউন্টকে নিরীক্ষণ করে বিলিং এবং সংগ্রহ pay অ্যাকাউন্টে প্রদেয় সফ্টওয়্যার হোটেল ক্রয়গুলি ট্র্যাক করে এবং হোটেলগুলিকে পর্যাপ্ত নগদ প্রবাহ বজায় রাখতে সহায়তা করে । মানবসম্পদ সফ্টওয়্যার প্যারোল অ্যাকাউন্টিং কর্মীদের রেকর্ডিং শ্রম নির্ধারন আর্থিক প্রতিবেদন সফ্টওয়্যার অ্যাকাউন্টগুলির চার্ট ,ব্যালেন্স শীট আয়ের বিবরণী, লেনদেন বিশ্লেষণ ইনভেন্টরি কন্ট্রোল সফটওয়্যার, স্টক পর্যবেক্ষণ করে স্তরগুলি, ক্রয় ক্রম ক্রম পর্যবেক্ষণ করে ।
সিস্টেম ইন্টারফেসগুলিঃ-
নন-গেস্ট-অপারেটেড ইন্টারফেসগুলি ,পয়েন্ট-অফ-বিক্রয় সিস্টেম ,কল অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম ,বৈদ্যুতিন লকিং সিস্টেম ,এনার্জি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম ,অতিথি-পরিচালিত ইন্টারফেসগুলি ,লবিতে স্বয়ংক্রিয় তথ্যের কিয়স্কগুলি, ঘরে ফোলিও পর্যালোচনা এবং চেক-আউট , রুমে বিনোদন সিস্টেমগুলি , রুমে ভেন্ডিং সিস্টেমগুলি, স্থানীয় তথ্য ওয়েবসাইটগুলি, ভার্চুয়াল শপিংমলগুলি, ই-মেল এবং অন্যান্য অনলাইন সংস্থান এবং পরিষেবাগুলিতে অ্যাক্সেসের মাধ্যমে সরবরাহ করা হয়েছে ।
বিক্রয় অটোমেশন সিস্টেমগুলিঃ-
গ্রুপ রিজার্ভেশন এবং মিটিং রুমের প্রাপ্যতা সমন্বয় ও পরিচালনা , হোটেল বিক্রয়কর্মীদের গ্রুপ ব্যবসায়ের আর্থিক মান ট্র্যাক করে আয় বাড়িয়ে তুলতে সহায়তা করুন গ্রুপ বুকিংয়ের প্রবণতাগুলি সনাক্ত করতে ডেটা সংগ্রহ করুন, গ্রুপের ইতিহাসের ফাইলগুলি সংরক্ষণ করুন , বিক্রয় অটোমেশন সিস্টেম এবং সম্পত্তি পরিচালন সিস্টেমগুলি সাধারণত পরিচালনা করা ।