ফন্ট অফিস অপারেশন-০১ | অধ্যায় 4: রিজার্ভেশন | ট্যুরিজম অ্যান্ড হসপিটালিটি ম্যানেজমেন্ট

অধ্যায় 4: রিজার্ভেশন

৪.১ রিজার্ভেশন প্রক্রিয়াটির বিক্রয় মাত্রা আলোচনা করুন, বিভিন্ন প্রকারের সংরক্ষণের রূপরেখা দিন, এবং সংরক্ষণের অনুসন্ধানগুলি এবং তাদের বিতরণ চ্যানেলগুলি বর্ণনা করুন?

রিজার্ভেশন এবং বিক্রয়ঃ-

রিজার্ভেশনগুলি front সামনের অফিসের অটোমেশনের আগে, সংরক্ষণাগার এজেন্টগুলি প্রাথমিক কক্ষের প্রাপ্যতার উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করে; তারা নির্দিষ্ট ধরণের কক্ষগুলি সংরক্ষণ করতে পারেনি।

অটোমেশন সঠিক এবং বর্তমান ঘর এবং হারের তথ্য সরবরাহ করে auto অটোমেশনের কারণে, ঘর বিক্রয়, রাজস্ব অনুমান এবং লাভজনক বিশ্লেষণের জন্য বেশিরভাগ দায়িত্ব রিজার্ভেশন বিভাগে স্থানান্তরিত হয়েছে ।

রিজার্ভেশন এজেন্টরা এখন বিক্রয়কর্মী।

অনেক রিজার্ভেশন এখন অনলাইন করা হয়; হোটেলগুলিকে এমন ওয়েবসাইটগুলির দরকার যা অতিথিদের জন্য রিজার্ভেশনগুলি সহজ করার জন্য নকশাকৃত করা হয়েছে ।

সংরক্ষণে বিক্রয় বিভাগের ভূমিকাঃ-
বিক্রয় বিভাগ গ্রুপ সংরক্ষণের প্রাথমিক উত্স, সাধারণত কর্পোরেশন এবং ট্রেড অ্যাসোসিয়েশন থেকে।
বিক্রয় বিভাগ এসএমইআরএফ বাজার, ব্যবসায় ভ্রমণকারী বাজার এবং ট্র্যাভেল এজেন্টের বাজারের পরেও যেতে পারে।
বিক্রয় বিভাগকে অবশ্যই পরিচিত করতে হবে হোটেলের বৈশিষ্ট্য এবং আশেপাশের অঞ্চলগুলি সহ বিতরণ চ্যানেলগুলি often বিক্রয় ব্যবস্থাপককে প্রায়শই বিক্রয় লক্ষ্য পূরণের বা অতিক্রম করার জন্য আর্থিক বা অন্যান্য উত্সাহ দেওয়া হয় ।
রিজার্ভেশন সেলস প্ল্যানিং প্রক্রিয়াঃ-
বিক্রয় বিভাগ ব্যবসায়িক অনেক মাস বা বছর আগে বুকিং করতে পারে ।
রিজার্ভেশন ম্যানেজারকে হোটেলের পেশা এবং আয়ের সুযোগগুলিকে প্রভাবিত করে এমন প্রতিটি সিদ্ধান্তের সাথে জড়িত থাকতে হবে group গ্রুপ এবং ক্ষণস্থায়ী ব্যবসায়ের মিশ্রণটি সতর্কতার সাথে পরিকল্পনা করা এবং পর্যবেক্ষণ করা হয়েছে হোটেল দ্বারা।
বিক্রয় বিভাগকে একটি নির্দিষ্ট সংখ্যক অতিথি কক্ষ দেওয়া হয় যা এটি গ্রুপগুলিতে বিক্রয় করতে পারে, "গ্রুপ বরাদ্দ" নামে পরিচিত alloc গ্রুপ বরাদ্দের উপর নজর রাখতে বিক্রয় কর্মীদের হোটেলের বিক্রয় পরিচালক বা মহাব্যবস্থাপকের কাছ থেকে অনুমোদনের প্রয়োজন।
সংরক্ষণগুলি পরিচালক সাধারণত গ্রুপ বরাদ্দ সামঞ্জস্য করার অনুরোধগুলি মূল্যায়ন করেন ।
রিজার্ভেশনের প্রকারগুলিঃ-
• প্রিপমেন্ট
• পেমেন্ট কার্ড
• অ্যাডভান্স ডিপোজিট
• ভাউচার বা এমসিও
• কর্পোরেট
অ-গ্যারান্টিযুক্ত রিজার্ভেশন
গ্যারান্টিযুক্ত রিজার্ভেশনসঃ-
রিজার্ভেশন ires অতিথির আগমনের দিন পূর্বে সম্পূর্ণ অর্থ প্রদানের দরকার হয়।
সাধারণত হোটেলের গ্যারান্টিযুক্ত রিজার্ভেশনের সবচেয়ে আকাঙ্ক্ষিত ফর্ম ।
সাধারণত রিসর্ট হোটেলগুলিতে ব্যবহৃত হয় ।
গ্যারান্টিযুক্ত রিজার্ভেশনগুলি payment কার্ডঃ-
গ্যারান্টেড রিজার্ভেশন এর সর্বাধিক সাধারণ ফর্ম
প্রদেয় কার্ডের গ্যারান্টেড রিজার্ভেশন যদি কোনও উল্লিখিত বাতিলকরণের আগে সঠিকভাবে বাতিল না করা হয়, তবে হোটেলটি এক রাতের ঘরের রেট অতিরিক্ত ট্যাক্সের জন্য অতিথির অর্থ প্রদানের কার্ড অ্যাকাউন্টকে চার্জ করবে; কার্ড সংস্থা তখন কার্ডধারাকে বিল দেয়
রিসর্ট হোটেলগুলি একাধিক রাতের জন্য চার্জ করতে পারে, যেহেতু তাদের সাধারণত থাকার দৈর্ঘ্য দীর্ঘ হয় এবং তাদের পক্ষে শেষ মুহুর্তে রুমগুলি পূরণ করা আরও কঠিন।
গ্যারান্টিযুক্ত রিজার্ভেশন — অগ্রিম আমানতঃ-
অতিথির আগত হওয়ার আগে হোটেলকে নির্দিষ্ট পরিমাণ অর্থ প্রদান করা প্রয়োজন (সাধারণত এক রাতের থাকার প্লাস নন-রিসর্ট হোটেলগুলির জন্য কর যথেষ্ট, রিসর্ট হোটেলগুলির জন্য আরও বেশি) যদি কোনও অতিথি নিবন্ধন করতে ব্যর্থ হন বা বাতিল করুন, হোটেল আমানতটি ধরে রাখে এবং সংরক্ষণের বাকী অংশগুলি বাতিল করে দেয় destination গন্তব্য রিসর্ট এবং কনভেনশন সেন্টার হোটেলগুলিতে সর্বাধিক সাধারণ
কিছু হোটেল অতিথির থাকার শেষ রাতে আমানত প্রয়োগ করে; কক্ষের রাজস্ব আদায় নিশ্চিত করার উদ্দেশ্যে এটি করা হয়েছে অতিথির নির্ধারিত পরিচালনার চেয়ে আগে প্রস্থান করা উচিত ।
গ্যারান্টিযুক্ত রিজার্ভেশনস — ভাউচার বা এমসিওঃ-
ট্র্যাভেল এজেন্সি ভাউচার এবং বিবিধ চার্জ অর্ডার (এমসিও) দিয়ে অতিথি কোনও ট্র্যাভেল এজেন্টকে জমা দেওয়ার পরিমাণ প্রস্তুত করে ।
ট্র্যাভেল এজেন্ট প্রদানের প্রমাণ এবং গ্যারান্টি হিসাবে ভাউচার বা এমসিও হোটেলে প্রেরণ করে যে ভাউচারটি যখন ট্র্যাভেল এজেন্সিতে অর্থ প্রদানের জন্য ফেরত দেওয়া হয় তখন প্রিপেইডের পরিমাণ হোটেলে প্রেরণ করা হবে ।
এমসিওগুলি এয়ারলাইন রিপোর্টিং কর্পোরেশন (এআরসি) জারি করে
অনেক হোটেল ট্র্যাভেল এজেন্সি ভাউচারের চেয়ে এমসিও পছন্দ করে কারণ ট্র্যাভেল এজেন্সি যদি এআরসি প্রদানের নিশ্চয়তা দেয় ।
গ্যারান্টেড রিজার্ভেশনগুলি— কর্পোরেটঃ-
এই ধরণের রিজার্ভেশন সহ, একটি কর্পোরেশন একটি হোটেলের সাথে একটি চুক্তিতে প্রবেশ করে
কর্পোরেশন একটি চুক্তি চুক্তিতে স্বাক্ষর করতে পারে যে উল্লেখ করে যে এটি কোনও নো-শো ব্যবসায়ী ভ্রমণকারীদের কর্পোরেশন স্পনসরদের জন্য অর্থ প্রদান করবে
কর্পোরেট গ্যারান্টিযুক্ত রিজার্ভেশনগুলি শহরতলিতে বা ব্যবসায়িক কেন্দ্রের হোটেলগুলিতে প্রচুর সংখ্যক ব্যবসায়িক ভ্রমণকারীদের খাওয়ানো জনপ্রিয় কর্পোরেশন হোটেল থেকে বেশ কয়েকটি স্থানে একক বিস্তৃত চালান পেতে পারে, যার মাধ্যমে বিলিংয়ের প্রক্রিয়াটি সহজতর করা হবে ।
অ-গ্যারান্টিযুক্ত
আগত দিনে কোনও বিবৃত রিজার্ভেশন বাতিলকরণ ঘন্টা (সাধারণত 4 বা 6 টা) অবধি হোটেল অতিথির জন্য একটি কক্ষ রাখতে সম্মত
হোটেলটি নো-শোয়ের জন্য অর্থ প্রদানের গ্যারান্টি দেয় না
যদি বাতিলকরণের সময় অতিথি না পৌঁছায় তবে হোটেলটি গেস্টরুমটি বিক্রয়ের জন্য ছেড়ে দিতে পারে ।
রিজার্ভেশন অনুসন্ধানগুলিঃ-
কোনও রিজার্ভেশন এজেন্ট বা ওয়েবসাইট পরিচালনা করতে পারে
সংগৃহীত তথ্য: অতিথির নাম, ঠিকানা, ইমেল ঠিকানা এবং টেলিফোন নম্বর; সংস্থা বা ট্র্যাভেল এজেন্সি নাম (প্রযোজ্য ক্ষেত্রে); আগমন এবং প্রস্থান তারিখ; অনুরোধ করা কক্ষের ধরন এবং সংখ্যা; রুম হার; পার্টিতে লোকের সংখ্যা, অর্থ প্রদান বা গ্যারান্টি; এবং কোনও বিশেষ অনুরোধগুলি সংরক্ষন করতে পারে।
বিতরণ চ্যানেলঃ-
 
সম্পত্তি সংরক্ষণ বিভাগ
কেন্দ্রীয় রিজার্ভেশন সিস্টেমগুলি
ক্লাস্টার রিজার্ভেশন অফিস
গ্লোবাল ডিস্ট্রিবিউশন সিস্টেমগুলি
ইন্টারসেল এজেন্সিগুলি
ইন্টারনেট বিতরণ সিস্টেমগুলি
সম্পত্তি সংরক্ষণ বিভাগঃ-
কক্ষগুলির জন্য সরাসরি অনুরোধগুলি পরিচালনা করে, কেন্দ্রীয় সংরক্ষণ ব্যবস্থা এবং ছেদকারী সংস্থাগুলির সাথে কোনও যোগাযোগের লিঙ্কগুলি পর্যবেক্ষণ করে এবং কক্ষের সহজলভ্যতার তথ্য বজায় রাখে
সরাসরি অনুরোধগুলি বিভাগকে বিভিন্ন উপায়ে পৌঁছাতে পারে: টেলিফোন, মেল, সম্পত্তি ওয়েবসাইট, সম্পত্তি -তে-সম্পত্তি, ফ্যাক্স এবং পাঠ্য মেসেজিং
রিজার্ভেশন এজেন্ট বিক্রয় প্রক্রিয়াঃ-
কলারকে সালাম দিন
কলারের প্রয়োজনগুলি সনাক্ত করুন
কলারের প্রয়োজনের ভিত্তিতে হোটেলের বৈশিষ্ট্য এবং বেনিফিটগুলির একটি সংক্ষিপ্ত বিবরণ দিন ঘরের সুপারিশের প্রস্তাব করুন, এবং কলারের প্রতিক্রিয়া অনুযায়ী এটি সামঞ্জস্য করুন
বিক্রয় বন্ধ করুন
সংরক্ষণের তথ্য সংগ্রহ করুন
কেন্দ্রীয় সংরক্ষণ ব্যবস্থাঃ-
সিস্টেমের প্রতিটি সম্পত্তির জন্য কক্ষ প্রাপ্যতা তালিকা বজায় রাখার জন্য দায়বদ্ধ
দুটি প্রাথমিক ধরণের: অনুমোদিত সংস্থা এবং অ-অনুমোদিত নেটওয়ার্কগুলি
৪.২ গ্রুপ সংরক্ষণ এবং ডিস্কাস গ্রুপ রিজার্ভেশন ইস্যুগুলি গ্রহণের টি প্রক্রিয়া বর্ণনা কর?
গ্রুপ রিজার্ভেশনঃ-
গ্রুপের রিজার্ভেশনগুলিতে বিভিন্ন যোগাযোগ জড়িত থাকতে পারে: অতিথি, বৈঠক পরিকল্পনাকারী, সম্মেলন এবং দর্শনার্থী বিউরিয়াস, ট্যুর অপারেটর এবং ট্র্যাভেল এজেন্টস ।
গ্রুপের রিজার্ভেশনগুলি সাধারণত মধ্যস্থতাকারী এজেন্টদের অন্তর্ভুক্ত করে এবং বিশেষ ব্যবস্থাপনার প্রয়োজন হয় ।
একটি গ্রুপের প্রতিনিধি ডিলের সাথে হোটেলের বিক্রয় বা রিজার্ভেশন বিভাগ
গোষ্ঠীর জন্য পর্যাপ্ত কক্ষগুলি উপলভ্য থাকলে, একটি সম্মত অতিথি কক্ষ, যা একটি ব্লক নামে পরিচিত, গ্রুপের সদস্যদের জন্য আলাদা করে রাখা হয় ।
গ্রুপের সদস্যদের গ্রুপের বরাদ্দকৃত ব্লকের মধ্যে তাদের ঘরগুলি সংরক্ষণের জন্য ব্যবহার করার জন্য একটি বিশেষ সংরক্ষণের সনাক্তকরণ কোড বা রিজার্ভেশন ওয়েব ঠিকানা দেওয়া যেতে পারে গ্রুপের সদস্যরা রিজার্ভ রুম হিসাবে, কক্ষগুলি গ্রুপ ব্লকটি "ব্লকড" স্ট্যাটাস থেকে "বুকড" স্ট্যাটাসে সরানো হয়েছে ।
গ্রুপ ব্লকের নথিভুক্ত কক্ষগুলি পূর্বনির্ধারিত তারিখে হোটেলের উপলব্ধ কক্ষগুলির তালিকাতে ছেড়ে দেওয়া যেতে পারে ।
একটি গ্রুপ ব্লক তৈরি করাঃ-
প্রয়োজনীয় কক্ষগুলির সঠিক সংখ্যা, কক্ষের হার, গোষ্ঠী আগমন এবং প্রস্থানের তারিখ, বিশেষ বিবেচনা (স্যুট, কমপ রুম, গ্রুপ বনাম পৃথক বিলিংয়ের ব্যবস্থা ইত্যাদি) উল্লেখ করে একটি চুক্তি তৈরি করতে হবে, তাড়াতাড়ি আগমন arrival এবং দেরী থেকে প্রস্থান তারিখ, এবং কাট-অফ তারিখ manager রিজার্ভেশন ম্যানেজার একটি রুম ব্লক নিশ্চিত করার আগে কক্ষগুলি উপলব্ধ কিনা তা নিশ্চিত করার জন্য ডাবল-চেক করতে হবে
যদি গ্রুপটি ক্ষণস্থায়ী ব্যবসায় থেকে ঘরগুলি কেড়ে নেবে, তবে রিজার্ভেশন ম্যানেজারকে বিক্রয়কে অবহিত করতে হবে বা এই গোষ্ঠীবিহীন স্থানচ্যুতিটির সাধারণ ব্যবস্থাপক রিজার্ভেশন ম্যানেজারকে ব্লকটি চূড়ান্ত করার আগে হোটেলটির সাথে গ্রুপের ইতিহাস পরীক্ষা করা উচিত (যদি পাওয়া যায়); গোষ্ঠীর ইতিহাসের ভিত্তিতে একটি রুম ব্লক হ্রাস করা সম্ভব ।
রিজার্ভেশন ম্যানেজারকে অবশ্যই ব্লকটিতে রুমের উপলব্ধতা পর্যবেক্ষণ করতে হবে এবং প্রয়োজনীয়তা অনুসারে রুম ব্লক সামঞ্জস্য করতে হবে - একটি "নির্দিষ্ট গ্রুপ" একটি বিক্রয় চুক্তি স্বাক্ষর করেছে; একটি "অস্থায়ী গ্রুপ" একটি চুক্তি প্রেরণ করা হয়েছে, কিন্তু স্বাক্ষরিত চুক্তি ফেরত দেওয়া হয়নি; রিজার্ভেশন ম্যানেজারকে অবশ্যই নিশ্চিত করতে হবে যে কোনও গোষ্ঠী খুব দীর্ঘ সময়ের জন্য "অস্থায়ী" স্থিতিতে থাকবে না এবং অন্য ব্যবসায়কে বিপদে ফেলবে
কিছু গোষ্ঠী উপস্থিত লোকদের সরাসরি হোটেলটিতে রিজার্ভেশন করতে দেয়, অন্যরা তা করে না; রিজার্ভেশন এজেন্টদের অবশ্যই গ্রুপের সাথে হোটেল যা ব্যবস্থা করেছে ।
কনভেনশন গ্রুপগুলির সাথে আচরণঃ-
কনভেনশন গ্রুপের প্রোফাইল জানুন convention কনভেনশন পরিকল্পনাকারীর সাথে সম্পর্কিত সমস্ত হোটেল রিজার্ভেশন পলিসি পর্যালোচনা করুন কনভেনশন নির্ধারিত হয়েছে এমন সংরক্ষণ এজেন্টদের অবহিত করুন এবং গ্রুপের সংরক্ষণ প্রক্রিয়াটি দেখুন এর স্থিতি আপডেট করার জন্য নিয়মিত প্রতিবেদন তৈরি করুন কনভেনশন ব্লক নিয়মিত বিরতিতে নিবন্ধকদের একটি আপ-টু-ডেট তালিকা তৈরি করুন কনভেনশন পরিকল্পনাকারীর তাত্ক্ষণিকভাবে সঠিক ত্রুটিগুলি পাওয়া গেছে উপস্থিতদের উপস্থিতিদের সাথে সাথেই সংরক্ষণগুলি নিশ্চিত করুন বাতিলকরণ প্রাপ্ত হওয়ার সাথে সাথে গ্রুপের ব্লকে রুমগুলি ফিরে আসুন এবং অবহিত করুন কনভেনশন পরিকল্পনাকারী কনভেনশন পরিকল্পনাকারী এবং কনভেনশন ম্যানেজমেন্ট এর সাথে জড়িত সমস্ত হোটেল কর্মীদের একটি চূড়ান্ত কক্ষের তালিকা বিতরণ করুন।
বড় বড় সম্মেলনে মাঝে মাঝে একাধিক হোটেলে কক্ষ ব্যবহার করা প্রয়োজন এই ক্ষেত্রে, বিভিন্ন হোটেলগুলির ঘরের প্রয়োজনীয়তাগুলি প্রায়শই একটি পৃথক কনভেনশন এবং দর্শনার্থী ব্যুরো দ্বারা সমন্বিত হয় । কনভেনশন এবং দর্শনার্থীদের বিউরিয়াস বিশেষ ব্যবহার করতে পারে নগর / স্থানীয় অঞ্চলে বিভিন্ন হোটেলগুলিতে ঘর সংরক্ষণগুলি নিরীক্ষণ ও সমন্বয় করতে সহায়তা করার সফ্টওয়্যারটি কনভেনশন এবং ভিজিটর বুরিয়াসকে পরিচালনা করছে।
ট্যুর গ্রুপগুলির সাথে ডিল করাঃ-
ড্রাইভার এবং গাইডের জন্য কক্ষগুলি সহ একটি ট্যুর গ্রুপ ব্লকে কক্ষের সংখ্যা এবং প্রকারগুলি সুনির্দিষ্ট করুন ।
একটি কাট-অফ তারিখ স্পষ্টভাবে বলুন
কাট-অফ তারিখ বা তার আগে ট্যুর অপারেটর গ্রুপটি যে কয়টি কক্ষের প্রয়োজন হবে তার একটি গ্যারান্টি সহ হোটেল সরবরাহ করা উচিত, অথবা যদি তা পাওয়া যায় তবে একটি চূড়ান্ত কক্ষের তালিকা
ট্যুর অপারেটর একটি চূড়ান্ত রুমের তালিকা সরবরাহ করবে তার তারিখ নির্দিষ্ট করুন (যদি এই তারিখটি কাটা থেকে আলাদা হয়) - অফ তারিখ) এ অব্যাহত রাখুন।
প্রয়োজনীয় অগ্রিম আমানতের পরিমাণ এবং তাদের নির্ধারিত তারিখ পর্যবেক্ষণ করুন গ্রুপ প্যাকেজের অংশ হিসাবে সম্পত্তি যে কোনও পরিষেবা এবং সুযোগ-সুবিধাগুলি সরবরাহ করবে তা সংরক্ষণ করুন রিজার্ভেশনটিতে ট্যুর গ্রুপের প্রতিনিধি বা এজেন্টের নাম এবং টেলিফোন নম্বর রেকর্ড করুন কোনও বিশেষ গ্রুপের ব্যবস্থা নোট করুন (তাড়াতাড়ি আগমন, ব্যাগেজ হ্যান্ডলিং, রেজিস্ট্রেশন এবং চেক-আউট পদ্ধতি) পরিচালনা করা।
উপস্থিতি পরিচালনা এবং হাউজিং সিস্টেম সফ্টওয়্যারঃ-
গ্রুপ সংরক্ষণ এবং নিবন্ধকরণ প্রক্রিয়াটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে এবং সরল করে তোলে potential সম্ভাব্য উপস্থিতদের সাথে যোগাযোগের জন্য ইন্টারনেটে নির্ভর করে গ্রুপ ইভেন্ট এবং সংরক্ষণের উপলভ্যতা সম্পর্কে তথ্য সরবরাহ করে গ্রুপ নেতাকে ই-মেইল এবং ডাক ঠিকানা লোড করার অনুমতি দেয় তাই যে নেতা সম্ভাব্য অংশগ্রহণকারীদের আরও দ্রুত এবং সহজেই ই-মেইল এবং চিঠিগুলি প্রেরণ করতে পারে অংশগ্রহণকারী কোনও রিজার্ভেশন দেওয়ার সময় উপস্থিতির নাম, মেইলিং ঠিকানা, ই-মেইল ঠিকানা, পেমেন্ট কার্ডের তথ্য, গেস্টরুমের অনুরোধ ইত্যাদি গ্রহণ করে সরবরাহ করতে পারে হোটেল দ্বারা ম্যানুয়াল প্রসেসিংয়ের জন্য রিজার্ভেশন রিপোর্টগুলি, বা সরাসরি হোটেলের রিজার্ভেশন সিস্টেমের সাথে ইন্টারফেস করতে পারে ।
৪.৩ রিজার্ভেশন উপলভ্যতা ট্র্যাক এবং নিয়ন্ত্রণ করতে যে সমস্ত সরঞ্জাম পরিচালকদের ব্যবহার করে তা সনাক্ত করুন এবং সংরক্ষণের রেকর্ডটি নিয়ে আলোচনা করুন?
সংরক্ষণের উপলভ্যতাঃ-
যখনই কোনও রিজার্ভেশন পাওয়া যায়, একটি হোটেল করতে পারে:
(১) অনুরোধ অনুসারে রিজার্ভেশনটি গ্রহণ করুন;
(২) বিকল্প কক্ষের ধরণ, তারিখ এবং / অথবা হারের পরামর্শ দিন; বা
(৩) বিকল্প হোটেলটির পরামর্শ ওভারবুকিং নিয়ন্ত্রণের জন্য অবশ্যই সংরক্ষণগুলি নিবিড়ভাবে পর্যবেক্ষণ করা উচিত
ওভারবুকিং এমন একটি কৌশল যা হোটেলগুলিকে 100- শতাংশ দখল অর্জন করতে সহায়তা করে যা অতিথিদের বিরুদ্ধে হেজেজ করে তাদের সংরক্ষণগুলি বাতিল করে না ।
সংরক্ষণ সিস্টেমগুলিঃ-
সম্পত্তি পরিচালন ব্যবস্থায় একটি স্বয়ংক্রিয় সংরক্ষণ ব্যবস্থাপনার মডিউল সংরক্ষণের কার্যক্রমের ঘনিষ্ঠ নজর রাখতে পারে
সংরক্ষণ ব্যবস্থা কক্ষের সহজলভ্যতাটিকে কঠোরভাবে নিয়ন্ত্রণ করতে পারে এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে অনেক সংরক্ষণ-সংক্রান্ত প্রতিবেদন তৈরি করতে পারে
একটি স্বয়ংক্রিয় সংরক্ষণ ব্যবস্থাটির সবচেয়ে বড় সুবিধা হ'ল ঘরের প্রাপ্যতা এবং হারের তথ্যের উন্নত নির্ভুলতা
একবার কোনও নির্দিষ্ট বিভাগের সমস্ত কক্ষ বিক্রি হয়ে গেলে সিস্টেমটি সেই বিভাগের আরও কোনও সংরক্ষণ প্রত্যাখ্যান করার জন্য প্রোগ্রাম করা যেতে পারে; কিছু সিস্টেম রিজার্ভেশন এজেন্টদের এখনও বিক্রয় করতে সহায়তা করার জন্য বিকল্প কক্ষের ধরণগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রস্তাব দেয়
সংরক্ষণ সিস্টেমগুলি উচ্চ-চাহিদা সময়কালের জন্য অপেক্ষার তালিকা তৈরি করতে পারে ।
রিজার্ভেশন রেকর্ডঃ-
অতিথির নাম (এবং গোষ্ঠীর নাম, প্রযোজ্য ক্ষেত্রে)
বাড়ি / বিলিং ঠিকানা
ই-মেইল ঠিকানা টেলিফোন নম্বর
কোম্পানির নাম এবং টেলিফোন নম্বর (উপযুক্ত হলে) ।
রিজার্ভেশন করা ব্যক্তির নাম (যদি অতিথি না হয়)।
পার্টির ম্যানেজিং ।
আগমনের তারিখ এবং সময়
প্রয়োজনীয় বা প্রত্যাশিত প্রস্থানের তারিখের (সিস্টেমের উপর নির্ভরশীল)
সংখ্যা সংরক্ষণের ধরণ (গ্যারান্টিযুক্ত, অ-গ্যারান্টিযুক্ত)
বিশেষ প্রয়োজনীয়তা
বাতিলকরণ সংখ্যা দ্রুত রেফারেন্সিং নিশ্চিতকরণঃ-
অতিরিক্ত তথ্য প্রয়োজন অনুসারে (দেরিতে আগমন, ঘরের পছন্দ এবং আরও অনেক কিছু) ।
একটি নিশ্চিতকরণ নম্বর কোনও অতিথিকে আশ্বাস দেয় যে রিজার্ভেশন রেকর্ড রয়েছে; একটি বাতিল নম্বর একটি অতিথিকে আশ্বাস দেয় যে একটি বাতিলকরণ সঠিকভাবে প্রক্রিয়া করা হয়েছে
নিশ্চিতকরণ / বাতিল নম্বরগুলি একটি হোটেলকে একটি নির্দিষ্ট সংরক্ষণের রেকর্ডটি দ্রুত উল্লেখ করতে সহায়তা করে
নিশ্চিতকরণ / বাতিল নম্বরগুলি অতিথি এবং হোটেল উভয়কেই সুরক্ষিত করে এবং ভুল বোঝাবুঝিকে হ্রাস করতে পারে
বাতিল নম্বর পরিচালনা করার জন্য পৃথক ফাইলে সংরক্ষণ করা উচিত।
অ-গ্যারান্টিযুক্ত সংরক্ষণগুলি সংশোধনঃ-
অতিথিরা মাঝে মধ্যে অ-গ্যারান্টিযুক্ত সংরক্ষণ করেন তবে পরে গ্যারান্টিযুক্ত রিজার্ভেশনগুলি বাতিল না করার জন্য গ্যারান্টিযুক্ত রিজার্ভেশনগুলিতে (বিলম্বিত ফ্লাইট, রাস্তাঘাট নির্মাণ বাধা, খারাপ আবহাওয়ার ইত্যাদির কারণে) তাদের পরিবর্তন করুন হোটেলের রিজার্ভেশন বাতিলকরণের সময় কোনও গ্যারান্টিযুক্ত রিজার্ভেশনকে কোনও গ্যারান্টিযুক্ত রিজার্ভেশনে পরিবর্তন করার সময়, একটি সিস্টেম সাধারণত:
(1)  সঠিক অ-গ্যারান্টিযুক্ত রিজার্ভেশন রেকর্ডে অ্যাক্সেস করতে পারে;
(2)  অতিথির পেমেন্ট কার্ডের তথ্য ক্যাপচার করুন;
(3)  একটি নতুন রিজার্ভেশন নিশ্চিতকরণ নম্বর নির্ধারণ করুন; এবং
(4)  গ্যারান্টিযুক্ত থেকে গ্যারান্টিভড রিজার্ভেশন স্থিতিতে পরিবর্তন সম্পূর্ণ করুন ।
একটি সংরক্ষণ বাতিল করাঃ-
কোনও রিজার্ভেশন বাতিল করার সময় কোনও সম্ভাব্য অতিথি হোটেলকে পরিষেবা দেয়
একটি বাতিল রিজার্ভেশন হোটেলটিকে সম্ভাব্য পুনর্বিবেচনার জন্য একটি তালিকা ফেরত দেওয়ার সুযোগ দেয়
হোটেলগুলিকে একটি রিজার্ভেশন বাতিলকরণ প্রক্রিয়াকরণ করা উচিত অতিথিদের পক্ষে যথাসম্ভব সহজ ।
একটি অ-গ্যারান্টিযুক্ত রিজার্ভেশন বাতিল করা: অতিথির নাম ও ঠিকানা, সংরক্ষিত কক্ষের সংখ্যা, নির্ধারিত আগমন ও প্রস্থান তারিখ, এবং সংরক্ষণের নিশ্চিতকরণ নম্বর (যদি উপলভ্য থাকে) প্রয়োজন হতে পারে
গ্যারান্টিযুক্ত রিজার্ভেশন প্রদানের কার্ডটি বাতিল করা: কর্মচারীকে অবশ্যই সঠিক রিজার্ভেশন রেকর্ডটি অ্যাক্সেস করতে হবে, একটি বাতিলকরণ নম্বর অর্পণ করতে হবে, এবং সংরক্ষণ নম্বর বাতিল ফাইলটিতে বাতিল নম্বর যুক্ত করতে হবে অগ্রিম আমানত সংরক্ষণ বাতিল করা: হোটেলগুলির মধ্যে নীতিমালা পরিবর্তিত হয়; আমানত সাধারণত অতিথিদের ফিরিয়ে দেওয়া হয় যারা সঠিকভাবে তাদের সংরক্ষণগুলি বাতিল করে; এই ধরণের রিজার্ভেশন ম্যানেজিং  সহ একটি বাতিল নম্বর রেকর্ড করা এবং রেকর্ড করা খুব গুরুত্বপূর্ণ ।
৪.৪ বিভিন্ন ধরণের সংরক্ষণগুলি নিশ্চিতকরণ, পরিবর্তন এবং বাতিলকরণের চারপাশে নীতি ও পদ্ধতি বর্ণনা করুন।
সাধারণ সংরক্ষণ প্রতিবেদনগুলিঃ-
সংরক্ষণের লেনদেনের প্রতিবেদন
কমিশন এজেন্ট রিপোর্ট
অনুশোচনা এবং অস্বীকারের প্রতিবেদন
রাজস্ব পূর্বাভাসের প্রতিবেদন
প্রত্যাশিত আগমন ও প্রস্থান তালিকা
প্রত্যাশিত আগমন এবং প্রস্থান তালিকাঃ-
আগত, প্রস্থান করা, বা বেশি থাকার জন্য প্রত্যাশিত অতিথির সংখ্যা এবং নাম ইঙ্গিত করুন
প্রাক-নির্ধারিত তফসিল অনুযায়ী বা চাহিদা অনুযায়ী তৈরি করা যেতে পারে - রিজার্ভেশন বিভাগে বা যে কোনও মাধ্যমে প্রদর্শিত বা মুদ্রিত হতে পারে সংযুক্ত ডিভাইস অতিথি নিবন্ধকরণ এবং চেক-আউট পরিচালনা করে ফ্রন্ট অফিস অপারেশনগুলি পরিচালনা করে
প্রসেসিং ডিপোজিটগুলিঃ-
রিজার্ভেশনগুলির জন্য অগ্রিম আমানতগুলি এমন কর্মচারীদের দ্বারা প্রক্রিয়া করা উচিত যাদের সংরক্ষণের রেকর্ডগুলির সরাসরি অ্যাক্সেস নেই
একজন মনোনীত কর্মচারী (হোটেলের সাধারণ ক্যাশিয়ার, উদাহরণস্বরূপ) তাদের পৌঁছানোর সাথে সাথে জমা দেওয়ার অর্থ প্রদানের রেকর্ড করতে হবে
তথ্য যে আমানত-প্রাপ্ত সিস্টেম ফাইলের মধ্যে রেকর্ড করা উচিত অন্তর্ভুক্ত: অর্থ প্রদানের ফর্ম, প্রদানের নম্বর সনাক্তকরণ, প্রদানের পরিমাণ, প্রাপ্ত তারিখ, অতিথির নাম, আগমনের তারিখ এবং সংরক্ষণের নিশ্চিতকরণ নম্বর; এই ফাইলটি সংরক্ষণ বিভাগের দ্বারা অ্যাক্সেসযোগ্য হওয়া উচিত ।
প্রতিটি রিজার্ভেশন রেকর্ডকে তার আমানতের তথ্যের স্থিতি দিয়ে আপডেট করতে হবে
একটি লেনদেন রিপোর্টে যাচাই করা উচিত যে দিনের জন্য জমা দেওয়া মোট রিজার্ভেশন ডিপোজিটের সাথে রেকর্ডকৃত আমানতের ভারসাম্য রইল
অতিথিদের উচিত নগদ পাঠানো থেকে নিরুৎসাহিত হওয়া; চেকগুলি আরও ভাল, তবে পেমেন্ট কার্ডের আমানত প্রায় সবসময় পছন্দসই পরিচালিত।
রিজার্ভেশন ইতিহাসঃ-
সংরক্ষণ প্রক্রিয়াটির সমস্ত দিকের পরিসংখ্যান অন্তর্ভুক্ত করুন: অতিথি সংখ্যা, দখলকৃত রুম, বিতরণ চ্যানেল দ্বারা আয়োজিত সংরক্ষণ, নো-শো, ওয়াক-ইনস, ওভারস্টেস এবং আন্ডারটয়েস ​​স্বতন্ত্র গোষ্ঠী এবং তাদের ট্র্যাকিংয়ে সহায়ক বুকিং নিদর্শনগুলি পরিচালনা করে
অন্যান্য সংরক্ষণ বিবেচনাঃ-
আইনী নিদর্শনগুলি
অপেক্ষার তালিকা
প্রচারমূলক প্যাকেজগুলি
সম্ভাব্য সংরক্ষণের সমস্যা
ই-কমার্স
আইনী ফলস্বরূপঃ-
হোটেল এবং অতিথির মধ্যে সংরক্ষণের চুক্তি অতিথির সংস্পর্শের সময় শুরু হয়
এই চুক্তিটি মৌখিক বা লিখিত হতে পারে
কোনও নির্দিষ্ট তারিখে অতিথিকে বসানো হবে বলে উল্লেখ করে কোনও সংরক্ষণের বিষয়টি নিশ্চিত করতে পারে হোটেলকে আবদ্ধ করার চুক্তি
যদি নিশ্চিত হওয়াটি সম্ভাব্য অতিথির কোনও রিজার্ভেশন অনুরোধের প্রতিক্রিয়া হয় তবে এটি হোটেল এবং অতিথি উভয়কেই রিজার্ভেশন ম্যানেজিং কার্যকর করতে সক্ষম হতে পারে ।
অপেক্ষবান তালিকাঃ-
অতিথিকে পরামর্শ দিন যে অনুরোধের তারিখের জন্য বর্তমানে কোনও কক্ষ নেই
অতিথির নাম, টেলিফোন নম্বর এবং ই-মেইল ঠিকানা নেওয়ার প্রস্তাব
কোনও ঘর থাকলে অবিলম্বে সম্ভাব্য অতিথিকে অবহিত করতে সম্মত হন উপলভ্য হয়ে যায়
কোনও কক্ষ উপলব্ধ না হলে অতিথিদের বিকল্প তারিখ বা থাকার ব্যবস্থা সন্ধান করতে সহায়তা করুন ।
প্রচারমূলক প্যাকেজঃ-
সর্বদা একটি গেস্টরুমের পাশাপাশি অন্যান্য বৈশিষ্ট্য যেমন খাবার, গল্ফ, টেনিস, স্পোর্টস পাঠ, লিমুজিন পরিষেবা, এবং দর্শন-দেখার বা সম্পত্তি বা তার নিকটে থাকা অন্যান্য ক্রিয়াকলাপ অন্তর্ভুক্ত করে
সাধারণত, সম্পত্তিগুলি অতিথিকে ছাড় দিয়ে দেয় প্রচারমূলক প্যাকেজ কেনার জন্য
অতিথিরা প্রায়শই একটি প্রচারমূলক প্যাকেজ একটি দরকষাকষি এবং সুবিধা বিবেচনা করে থাকেন
রিজার্ভেশন কর্মীরা এবং ওয়েবসাইটের সামগ্রী অবশ্যই সমস্ত প্যাকেজ সম্পর্কিত কোনও প্যাকেজ সরবরাহ করে যা ফ্রন্ট অফিস পরিচালনা করে
সম্ভাব্য সংরক্ষণের সমস্যাগুলিঃ-
সংরক্ষণের রেকর্ডে ত্রুটি
শিল্পের জারজানের কারণে ভুল বোঝাবুঝি
কেন্দ্রীয় সংরক্ষণ সিস্টেমের সাথে বিচ্ছিন্নতা 
অনলাইন রিজার্ভেশন ব্যর্থতা
ই-কমার্সঃ-
ই-কমার্স ইন্টারনেটের মাধ্যমে অনলাইন বাণিজ্য
ই-বাণিজ্য একটি হোটেল রিজার্ভেশন অফিস, কল সেন্টার, এবং বিশ্বব্যাপী বিতরণ সিস্টেমের অতিহ্যবাহী বিতরণ চ্যানেলের বাইরে হোটেলগুলির প্রসারকে প্রসারিত করে
ই-কমার্স হোটেলগুলিকে অনুমতি দেয় একাধিক বিতরণ চ্যানেলে অ্যাক্সেস
ই-বাণিজ্য হোটেলগুলিকে ভোক্তাদের সরাসরি অ্যাক্সেস দেয়
অতিথি হোটেলগুলি অনুসন্ধান করতে এবং রিজার্ভেশন করতে পারে
কিছু হোটেল অনলাইন সামগ্রী এবং লেনদেনের তদারকি করার জন্য একজন ম্যানেজারকে নিয়োগ দেয় (উদাহরণস্বরূপ রাজস্ব পরিচালক)
 ই-কমার্স অবশ্যই হোটেল সম্পর্কিত তথ্য এবং মূল্য সঠিকভাবে উপস্থাপন করা হয়
একক চিত্রের তালিকা: সমস্ত অনলাইন বিতরণ চ্যানেলগুলি একই কক্ষের উপলভ্যতা, মূল্য নির্ধারণ, হারের বিধি, পরিষেবাদি এবং সুযোগ-সুবিধাগুলি থেকে অঙ্কিত
ই-বাণিজ্য সাইটের বিভাগসমূহঃ-
বণিক মডেল
পাইকার মডেল
অস্বচ্ছ সাইটগুলি
মার্চেন্ট মডেলঃ-
"মার্কআপ মডেল" নামেও পরিচিত
একটি অনলাইন মধ্যস্থতাকারী তার সাইটে যে অতিথি ঘরগুলি বিক্রয় করবে তার জন্য ছাড়ের জন্য আলোচনা করে (উদাহরণস্বরূপ, হোটেলের সর্বনিম্ন প্রকাশিত কক্ষের হারের চেয়ে 20 থেকে 30 শতাংশ) ছাড়ের হার "নেট রেট" নামে অভিহিত হয় এবং মধ্যস্থতাকারী হোটেলটি যে প্রতিটি ঘরে বিক্রয় করে তা সম্মত ছাড়ের ভিত্তিতে প্রদান করবে তার পরিমাণের প্রতিনিধিত্ব করে ।
মধ্যস্থতাকারী রুমের হার অর্জনের জন্য নেট রেট চিহ্নিত করে এটি অতিথিকে চার্জ করবে; এটিকে "গ্রোস রেট" হিসাবে আখ্যায়িত করা হয়
মোট রেট বিয়োগফল নেট হারটি মধ্যস্থতাকারী তার সাইটে একটি ঘর বিক্রয় করে যা লাভের প্রতিনিধিত্ব করে
মার্চেন্ট-মডেল সাইটগুলি তাদের ছাড়ের উপর ভিত্তি করে হোটেলগুলিকে সর্বোচ্চ ছাড় থেকে সর্বনিম্নে স্থান দেয়
মার্চেন্ট-মডেল সাইটের উদাহরণগুলির মধ্যে হোটেল ডট কম এবং ট্র্যাভেলসিটি ম্যানেজিং অন্তর্ভুক্ত।
পাইকার মডেলঃ-
পাইকারদের মডেল সহ, হোটেল যে কক্ষগুলি অনলাইন পাইকারকে দেবে সেগুলির জন্য বিক্রয়মূল্য নির্ধারণ করে;
পাইকাররা কক্ষগুলি বিক্রয়ের জন্য সম্মত-বিক্রয় বিক্রয় কমিশন (অর্থাত্ দামের শতাংশ) পান
পাইকার মডেল ব্যবহার করে অনলাইন বিক্রেতারা সাধারণত বণিক মডেল ব্যবহার করে বিক্রেতাদের চেয়ে কম উপার্জন করেন
হোটেলগুলি পাইকার মডেলের পক্ষে পছন্দ করে, কারণ তারা আরও বজায় রাখে অতিথিদের কাছে তাদের কক্ষের চূড়ান্ত মূল্য নিয়ন্ত্রণ করুন; অনলাইন বিক্রেতারা বণিক মডেলটির পক্ষে হন, কারণ তারা রুম বিক্রয় প্রতি আরও বেশি অর্থ উপার্জন করতে পারেন ।
অস্বচ্ছ সাইটগুলিঃ-
হোটেল কক্ষগুলি অনলাইন বিক্রেতারা একটি মূল্য এবং / অথবা রেটিং বিভাগ দ্বারা বাজারজাত করে; হোটেল ব্র্যান্ড বা সম্পত্তি সম্পর্কিত কোনও উল্লেখ নেই
লেনদেন শেষ না হওয়া অবধি হোটেলের ব্র্যান্ড এবং এর বৈশিষ্ট্যগুলি ক্রেতার কাছ থেকে লুকানো থাকে
হোটেল কক্ষগুলিকে পণ্য হিসাবে বিবেচনা করা হয়
অস্বচ্ছ সাইটগুলির উদাহরণগুলির মধ্যে রয়েছে প্রাইকলাইন এবং হটওয়ায়ার ম্যানেজিং
স্বচ্ছ সাইটগুলিঃ-
হোটেল কক্ষগুলি অনলাইন বিক্রেতারা দাম এবং / অথবা রেটিং বিভাগ দ্বারা বাজারজাত করে; তবে অস্বচ্ছ সাইটগুলির থেকে ভিন্ন, স্বচ্ছ সাইটগুলি ক্রয়ের আগে হোটেলগুলির সনাক্তকরণ প্রকাশ করে
স্বচ্ছতা ক্রেতাদের প্রতিযোগী হোটেলগুলির মধ্যে পছন্দসই ব্র্যান্ড বা সম্পত্তি নির্বাচন করতে দেয়
স্বচ্ছ সাইটের উদাহরণগুলির মধ্যে রয়েছে এক্সপিডিয়া, হোটেল ডটকম এবং ট্র্যাভেলোকটি ম্যানেজিং ।
ই-বাণিজ্য প্রবণতাঃ-
হোটেলগুলি অংশীদার হওয়ার জন্য ই-কমার্স সাইটগুলি নির্বাচন করার ক্ষেত্রে সতর্কতা অবলম্বন করতে শিখেছে এবং প্রতিটি অনলাইন অংশীদারের জন্য স্বতন্ত্র কৌশল তৈরি করেছে
বেশিরভাগ হোটেল ব্র্যান্ডযুক্ত ওয়েবসাইটগুলি সেরা হারের গ্যারান্টি দেয়
বছরের পর বছর ধরে হোটেল ওয়েবসাইটগুলি হয়ে উঠেছে তারা গোষ্ঠীগুলিতে দেওয়া পরিষেবাগুলিতে আরও পরিশীলিত, গ্রুপ কক্ষ সংরক্ষণ এবং গ্রুপ মিটিং প্রক্রিয়াজাতকরণকে আরও সহজ করে ।
আরও হোটেল এবং অন্যান্য অনলাইন ভ্রমণ পরিষেবা সরবরাহকারী স্নেহ বা আনুগত্য ক্লাব পয়েন্টগুলি দিচ্ছে
আরও হোটেলগুলি গতিশীল প্যাকেজ মূল্য সরবরাহ করছে, যা অনলাইন ক্রেতাদের একটি মেনু থেকে নির্বাচন করতে দেয় হোটেল পণ্য এবং পরিষেবা এবং একটি নিজস্ব মূল্যে নিজস্ব কাস্টম প্যাকেজ তৈরি অনলাইন বুকিং সাইটগুলি কোনও গন্তব্য সাইটে পছন্দের হোটেলগুলির মালিকানাধীন গোষ্ঠী তৈরি করে "ভার্চুয়াল" হোটেল ব্র্যান্ড তৈরি করতে পারে (উদাহরণস্বরূপ, এক্সপিডিয়ার বার্গেইন হোটেল)।
বাংলা অনলাইনে আরও পরুনঃ
অধ্যায় 1: লজিং ইন্ডাস্ট্রিটি
অধ্যায় 2: হোটেল অর্গানাইজেশন
অধ্যায় 3: ফ্রন্ট অফিসঅপারেশন